Бізнес-карта для юридичних осіб: особливості використання, ведення бухгалтерського обліку

Бізнес-карта - один з основних платіжних інструментів для юридичних осіб. Вона дозволяє здійснювати господарські операції зручним способом, допомагає уникнути ризиків і витрат, що виникають в зв’язку з використанням готівкових коштів. Відповіді на основні питання, пов'язані з цим інструментом, ви знайдете в матеріалі.

На кого може бути оформлена Бізнес-карта?

Бізнес-карту оформляють, як на директора, так і на довірених осіб компанії. Якщо карта оформлена на конкретну особу, передавати її іншій особі не можна без внесення змін до договору з банком. Якщо ж така особа не зазначена, то наказом по підприємству може бути визначено перелік осіб, які мають право користуватися Бізнес-картою. Можна спочатку визначити кілька довірених осіб, на ім'я яких будуть оформлені кілька карток, при цьому операції по них можуть відображатися як на одному рахунку, так і на окремих субрахунках.

Які бувають корпоративні карти?

Юридичним особам банк видає тільки корпоративні дебетові карти (далі - Бізнес-карта), на відміну від ФОП, що мають можливість оформити «кредитку». Крім гривневих, компаніям доступні Бізнес-карти в доларах і євро.

На які цілі можна використовувати Бізнес-карту в Україні?

 Бізнес-карта допомагає спростити багато операцій, пов'язаних з веденням господарської діяльності:

- уникнути операцій з готівкою і супутніх витрат та ризиків,

- зменшить кількість звітної документації,

- збереже час і допоможе контролювати витрати співробітників.

 Бізнес-карту можна використовувати при розрахунках:

1. у відрядженні, в тому числі за кордоном. Нею можна оплачувати:

- оформлення закордонних паспортів, оформлення віз, страхування, інші документально підтверджені витрати, пов'язані з відрядженням;

- бронювання і покупку квитків на поїзд, автобус, літак, трансфер з аеропорту, провезення багажу, оренду транспорту;

- проживання в готелях (мотелях), оренду конференц-залів, харчування в ресторанах, ін. витрати, пов'язані з організацією відрядження;

2. за придбання необхідних товарів, матеріалів, комплектуючих, інгредієнтів, сировини та ін. необхідного для діяльності компанії;

3. участь у виставках, конференціях, семінарах, представницькі витрати;

4. витрати на оплату послуг зв'язку, поштові витрати, комунальні послуги;

5. витрати на оренду приміщень, автомобілів і обладнання;

6. транспортні витрати та ін. витрати, пов'язані з діяльністю юрособи.

 Які операції заборонені?

Неприпустимо здійснювати з використанням корпоративної картки:

 - отримання і виплату заробітної плати та інших виплат соціального характеру;

- розрахунки за зовнішньоекономічними контрактами, за винятком моментів, описаних в наступному питанні;

- інвестиції за межами України.

На які цілі можна використовувати Бізнес-карту за кордоном?

Бізнес-карта дає можливість оплатити повний комплекс витрат на відрядження (стандартний перелік в питанні «На які цілі можна використовувати бізнес-карту в Україні?», п. 1). Головне, щоб це були документально підтверджені витрати, пов'язані з метою відрядження. Обмежень по сумі витрат чинне законодавство не встановило. Єдине, розмір добових регламентований законодавством. Він не може перевищувати 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом гривні до євро, установленим Національним банком (п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України (далі ПКУ). Конкретна ж сума визначається наказом по підприємству і безпосередньо в наказі на відрядження працівника.

Необхідно також відзначити, що починаючи з 04.04.2019 р., з карток, оформлених в іноземній валюті, можна розраховуватися з нерезидентами по торговому ЗЕД-договору. За умови, що оплата за одним договором в один операційний день становитиме незначну суму (пп. 2 п. 109 Положення, текст якого доступний за посиланням). Розмір незначної суми до 28.04.2020 р. становив еквівалент 150 000 грн, а з цієї дати - 400 000 грн.

 Чи існують обмеження щодо зняття готівки?

В даний час відсутні обмеження щодо суми коштів, які можна перерахувати на Бізнес-карту з рахунку підприємства. А ось щодо зняття готівки з будь-якої карти з 28.04.2020 р. введено обмеження. Одноразово можна зняти не більше 4999 грн, при цьому загальна сума знятих коштів може бути відчутно більшою - в межах ліміту, встановленого банком і самим підприємством.

Чи можна бізнес-картою розраховуватися за товари, послуги для власних потреб?

Використовувати Бізнес-карту ні керівнику, ні співробітнику компанії на особисті потреби не можна, оскільки гроші на карті є власністю підприємства, не дивлячись на те, що карта може бути оформлена на ім'я конкретного працівника. За всі кошти, які будуть зняті з карти готівкою або використані при безготівковій оплаті, він обов'язково повинен буде відзвітувати перед бухгалтерією.

 Які існують правила звітності про використання корпоративної картки?

Використання грошових коштів з Бізнес-карти юрособи - це видача грошових коштів підзвіт. Тому працівник зобов'язаний надати авансовий звіт в терміни, визначені п. 170.9 ст. 170 ПКУ. Авансовий звіт складається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 в редакції від 10.03.2016 р. № 350. Разом з ним працівник повинен надати первинні документи, що підтверджують понесені ним витрати, а саме:

- розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ тощо), що підтверджують факт придбання товарів/надання послуг;

- документи, що підтверджують факт безготівкового розрахунку за допомогою Бізнес-карти (квитанції терміналу, банкомату, сліпа та інших документів).

При оплаті через інтернет або в інших системах дистанційного обслуговування розрахунковий документ оформляється в електронній формі самою системою, досить його роздрукувати.

Терміни складання та подання авансового звіту до бухгалтерії підприємства:

- за витрати у відрядженні, якщо з карти знімалася готівка - протягом трьох днів після закінчення відрядження (пп. «А» пп. 170.9.3 ст. 170 Податкового кодексу), якщо витрати оплачувалися виключно в безготівковій формі - не пізніше 10 банківських днів після його закінчення. За наявності поважних причин керівник може продовжити до 20 банківських днів (пп. «Б» пп. 170.9.3 ст. 170 ПКУ);

- розрахунки за ТМЦ не в рамках відрядження - до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому здійснена оплата (пп. 170.9.2 ст. 170 ПКУ).

Нюанс. Якщо працівник підприємства поповнює корпоративний рахунок власними готівковими коштами, для отримання компенсації (повернення грошових коштів) він зобов'язаний відзвітувати перед бухгалтерією за внесені на рахунок грошові кошти. Для цього йому необхідно подати заяву довільної форми та додати документ, що підтверджує поповнення карти (чек терміналу ПТКС або чек, отриманий від касира банку, якщо гроші вносилися через касу банку).

Чи повинна компанія надавати будь-які звіти в податкову?

Про відкриття рахунку податкову інформує банк. Ніяких спеціальних звітів щодо руху грошових коштів по картковому рахунку або по Бізнес-карті в податкову надавати не потрібно. Ні окремо, ні при поданні податкової звітності за період. Це ж стосується фінансової та статистичної звітності, звітності щодо руху грошових коштів. Але ні в одній з них не відображається окремими показниками використання Бізнес-карт. Саме тому відсутні терміни і форма для подання такої звітності.

Чи відображається карта в бухгалтерському обліку за безготівковими та готівковими операціями?

У бухгалтерському обліку передбачено окреме ведення обліку руху грошових коштів за безготівковими і готівковими операціями як з використанням Бізнес-карт, так і без них. Для цього передбачені відповідні рахунки бухгалтерського обліку (більш детально нижче). Саме для організації цього обліку використовуються розрахункові документи, що підтверджують форму операції (готівкова або безготівкова), дату її проведення і суму.

Як звести авансовий звіт бухгалтеру, якщо з корпоративної карти були здійснені нецільові операції?

Якщо витрати по карті були не пов'язані з господарською діяльністю підприємства, то працівник або керівник зобов'язані повернути суму таких витрат в касу підприємства. Більш того, навіть якщо співробітник, витративши кошти цільовим чином, представить авансовий звіт без розрахункових документів, він повинен буде відшкодувати компанії всі понесені ним витрати (повернути гроші в касу). Якщо не вимагати від співробітника повернення всіх коштів або він відмовляється їх повернути, то ця сума включається до складу його оподатковуваного доходу того місяця, в якому витрати були понесені, і обкладається ПДФО і військовим збором. Відповідно, на витрати підприємства ці кошти віднесені не будуть. Спочатку, відповідно до авансового звіту, вони будуть значитися як заборгованість працівника перед підприємством (по Дт 372). Якщо працівник поверне гроші, то заборгованість закриється (Дт 301 (313) і Кт 372).

 Які нюанси обліку операцій в іноземній валюті?

Витрати на закордонне відрядження при розрахунках Бізнес-картою відображають в бухгалтерському обліку за датою проведення оплати товарів (послуг) та/або датою зняття валюти за курсом НБУ, що діяв на цю дату. Інших особливостей немає.

 Приклад бухгалтерської проводки Дт/Кт щодо ведення обліку Бізнес-карти:

У бухобліку кошти, розміщені на Бізнес-карті, враховують на окремому субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті». Списання коштів з поточного гривневого рахунку підприємства та зарахування їх на картрахунок відображається проводкою Дт 313 - Кт 311. Оприбуткування ТМЦ, придбаних за допомогою Бізнес-карти або карти «Ключ до рахунку», проводиться на дату подачі та затвердження авансового звіту на підставі доданих до неї первинних та розрахункових документів. Для зарахування активів, що надійшли на баланс, залежно від того, що конкретно було придбано, використовуються відповідні рахунки:

Дт 20 «Виробничі запаси»;

Дт 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети»;

Дт 28 «Товари» в кореспонденції з рахунком Кт 372.

Приклад: 

06.06.2020 р. підприємство перерахувало на Бізнес-карту 10 000 грн і видало її працівнику для придбання канцелярських товарів.

07.06.2020 р. працівник придбав у магазині і оплатив через платіжний термінал канцтовари на суму 6600 грн (у тому числі ПДВ 20% - 1100 грн).

08.06.2020 р. працівник надав до бухгалтерії підприємства затверджений керівником авансовий звіт, до якого додані фіскальний касовий чек РРО та квитанція платіжного терміналу.

Облік придбання ТМЦ з використанням КПК

Яким довідником кореспондентських бухгалтерських рахунків користуватися для ведення бухобліку по Бізнес-карті?

Бухгалтери користуються планом рахунків та інструкцією щодо його застосування, затвердженими наказом Мінфіну від 30.11.99 р № 291 зі змінами і доповненнями, який ви можете знайти за посиланням.

Чи може бути перевірка ДПС за видатковими операціями з карти?

Окремого виду перевірки ДПС за видатковими операціями з використанням Бізнес-карт нормами Податкового кодексу не передбачено. В ході планової або позапланової перевірки представники податкової можуть побачити рух грошових коштів по карті. Тому підприємству для правильного і своєчасного відображення в бухгалтерському обліку необхідно брати банківську виписку і вимагати від працівників, які здійснюють розрахунки з використанням карти, первинні і розрахункові документи. Будь-які операції з використанням Бізнес-карти будуть відображені в банківській виписці за тим рахунком, до якого випущена сама карта.

 Які документи може перевірити ДПС?

В ході перевірки податківці на підставі первинних документів, в т.ч. банківської виписки, авансових звітів, розрахункових документів, перевіряють, чи дійсно ці витрати пов'язані з господарською діяльністю підприємства, чи своєчасно відзвітував працівник перед підприємством (чи дотримані терміни, встановлені ПК, про які ми говорили вище). Для них важливий саме зв'язок з господарською діяльністю, якщо немає - виключають з витрат і донараховують податки.

Які штрафи передбачені за нецільове використання карти?

Конкретні штрафи за неправильне використання Бізнес-карт не визначені. Але якщо систематично порушуються умови їх використання, визначені договором з банком, останній має право вимагати первинні документи, що підтверджують напрям використання коштів, або заблокувати карту.

Які терміни зберігання підзвітних документів за корпоративною картою?

Для підзвітних документів окремий термін зберігання не встановлено. Він такий же, як і для інших бухгалтерських документів. Оскільки розрахунки з використанням Бізнес-карти пов'язані з фінансовими операціями, то документи повинні зберігатися не менше 5 років.

Для підприємства Бізнес-карта - це зручний інструмент, який дозволяє скоротити готівкові розрахунки в національній та іноземній валюті, скоротити час на придбання необхідних товарів (матеріалів та ін. витрат), здійснюючи оплату в місці їх придбання.

Наталія Щербак, податковий консультант газети «Приватний підприємець», спеціально для журналу «Мій Бізнес»