Бізнес карта: консультація щодо використання, особливості ведення бухгалтерського обліку

Бізнес-карта - зручний інструмент, що дозволяє спростити фінансові операції підприємців. Від відрядження і до закупівлі товарів - її спектр застосування широкий і не несе додаткових «паперових» складнощів. Про всі податкові та практичні нюанси використання таких карт - читайте в матеріалі.

На кого може бути оформлена Бізнес-карта?

Оформляється Бізнес-карта на ім'я ФОП. Якщо виникає необхідність, підприємець може оформити окрему карту на довірену особу (найманого працівника). Використовувати персональну Бізнес-карту за дорученням (співробітником або членом сім'ї) законодавство не дозволяє.

На які цілі можна використовувати Бізнес-карту в Україні?

З Бізнес-карти, так само, як і з розрахункового рахунку, підприємець може оплачувати будь-які послуги, товари та інші витрати, безпосередньо пов'язані з його господарською діяльністю. Наприклад:

• витрати на відрядження, як по Україні, так і за кордоном (від оформлення віз до сплати за обід в ресторані з партнерами);

• представницькі витрати, участь у виставках і конференціях, семінарах та заходах;

• розрахунки з постачальниками, закупівлі необхідних товарів, матеріалів, комплектуючих;

• придбання обладнання, запасних частин, ПММ, тари, упаковки;

• витрати на утримання приміщень (оренда і комунальні послуги);

• транспортні витрати, оренда транспорту, поштові витрати, зв'язок;

• оплата за отримання дозвільних документів і ліцензій;

• податки і збори за себе, особисті витрати.

Обмеження щодо використання:

• заборонені виплати зарплати та платежі соціального характеру;

• виплата податків і зборів із зарплати найманих працівників (тільки за ФОП);

• розрахунки з іноземними контрагентами і за зовнішньоторговельними договорами;

здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межами

На які цілі можна використовувати карту за кордоном?

За кордоном можна розраховуватися гривневою Бізнес-картою, при цьому конвертація валюти буде проводитися автоматично. Підприємець позбавляється від клопоту з купівлею готівкової валюти і її декларуванням. Це - дуже зручно і безпечно. При перетині кордону суму коштів на бізнес-карті не потрібно декларувати, оскільки гроші фактично залишаються в країні. Обмеження щодо вивезення/ввезення валюти стосуються тільки готівки. Варто додати, що в багатьох закладах, торгових точках країн Європи і США готівка приймається обмежено або не приймається.

За кордоном підприємець може здійснювати більшість тих же витрат, що і в Україні, але в першу чергу Бізнес-картою зручно оплачувати витрати, пов'язані з відрядженням та участю в заходах (виставках, переговорах, конференціях тощо). До таких витрат належать:

• оформлення віз, страхування;

• бронювання готелю, оплата проживання;

• оплата квитків на літак, перевезення багажу, покупки в аеропорту;

• трансфер, оренда автомобіля, місцеві податки і збори

• відвідування ресторанів, харчування, паливо; побутові послуги представницькі витрати;

• участь у заходах, виставках, партнерських проектах та ін.

Законодавство не обмежує розміри витрат по Бізнес-карті за межами країни. Але з 28.04.2020 р. застосовується додаткова вимога щодо ідентифікації не тільки власника карти, а й одержувача коштів, якщо сума платежу перевищує суму, еквівалентну 30 000 грн. Регламентований і розмір добових: не може перевищувати 80 євро за кожен календарний день відрядження.

Якщо підприємець їде у відрядження за кордон, ніяких звітів щодо витрачання коштів в податкову він не подає. Це стосується ФОП всіх груп і систем оподаткування. Але з практики, рекомендується деякий час зберігати первинні документи: чеки, квитанції, рахунки та ін. документи, що підтверджують витрати, що підтверджують використання валютних коштів: на випадок планової або непланової перевірок податкової. Оскільки ДПС здійснює і валютний контроль, при проведенні планової перевірки її співробітники мають право вимагати документи, пов'язані із здійсненням валютних операцій (витрат з Бізнес-карти) за кордоном.

Чи можна використовувати Бізнес-карту на особисті витрати?

Нерідко кошти з Бізнес-карти використовуються для особистих витрат. Наприклад, на оплату покупок в супермаркетах, продуктів, одягу, придбання меблів, побутової техніки, будівельних матеріалів, квитків - як аналог «звичайної» картиНа даний момент законом це не заборонено. У січні цього року НБУ ініціював поділ витрат підприємницьких від особистих. Але згодом були внесені зміни в п. 14 Інструкції «Про порядок відкриття і закриття рахунків клієнтів банків» постановою  НБУ від 27.12.2019 р. № 162. Постанова стосується всіх підприємців, незалежно від групи і системи оподаткування.

Проте Бізнес-карта є зручним інструментом для ведення підприємницької діяльності, і використовувати її рекомендуємо за призначенням. Розмежувати витрати має сенс хоча б для зручності внутрішнього обліку. Переказати кошти для персональних потреб на карту фізособи так само просто, як і на Бізнес-карту.

Як враховуються витрати по Бізнес-карті при веденні бухгалтерського обліку?

Підприємці, на відміну від юридичних осіб, не ведуть бухгалтерський облік, в тому числі облік руху грошових коштів на Бізнес-картах. При цьому є нюанси залежно від групи ФОП.

ФОП першої, другої і третьої групи - неплатники ПДВ ведуть облік тільки доходів (пп. 296.1.1 ст. 296 Податкового кодексу України). Навіть якщо підприємець частину коштів витратив на власні потреби, а частину на бізнес, а ще частину за кордоном, в бухобліку це ніяк не відображається. Представники цих груп ведуть облік витрат по Бізнес-карті тільки для власних цілей.

Підприємці на загальній системі оподаткування і ФОП третьої групи - платники ПДВ облік витрат ведуть (п. 177.2 ст. 177 та пп. 296.1.2 ст. 296 ПКУ). Але роблять вони це не за правилами бухгалтерського обліку, а в порядку, визначеному Податковим кодексом України та наказами Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481 (для ФОП на загальній системі) і Мінфіну від 19.06.2015 р. № 579 (для ФОП – на єдиному податку). Для ФОП на загальній системі рекомендуємо збирати первинні документи, що підтверджують витрати з Бізнес-карти, оскільки це дозволяє зменшити оподатковуваний дохід (ст. 177 ПКУ).

Для ФОП третьої групи - платників ПДВ. Якщо Бізнес-картою проводиться оплата витрат, пов'язаних з підприємницькою діяльністю, на суму понад 240 грн (і постачальник також платник ПДВ), необхідно запитувати податкові накладні. Вони (разом з іншими накладними) будуть підсумовуватися для обліку податкового кредиту з ПДВ.

Внутрішній облік - особиста справа кожного підприємця, і підходи до нього можуть бути різними. Наприклад, якщо Бізнес-картою користуються наймані співробітники, на яких вона оформлена, з метою контролю за витратами варто запитувати з них звіти. Для цього завдання зручна форма авансового звіту, яку заповнюють юрособиЯкщо ФОП не має найманого персоналу, він може взагалі не вести ніякого обліку витрат.

Чи потрібно здавати звітність по використанню карти в податкову?

Підприємці, незалежно від обраної системи оподаткування, окремий звіт за Бізнес-картками в податкову не надають. З ФОП на єдиному податку все взагалі просто, оскільки в декларації вказується тільки дохід.

У підприємців, які працюють на загальній системі, контролюється і дохід, і витрати, але використання Бізнес-карти в деклараціях не відображається, а тільки загальна сума витрат. Адже вони можуть бути проведені: готівковою виручкою; грошима, знятими з Бізнес-карти; в безготівковій формі - з рахунку, картою через POS-термінал або в інтернеті. Тобто витрати по карті просто вносяться в загальну суму витрат підприємця за звітний період, коли вони понесені. Декларація здається в терміни, прийняті для обраної системи оподаткування.

Чи перевіряє податкова використання Бізнес-карт?

Представники податкової не проводять окремих перевірок видаткових операцій за картками підприємців. Для цього немає підстав. Нормами ПКУ передбачені тільки фактичні перевірки з питань дотримання норм законодавства з питань регулювання обігу готівки. Планова документальна перевірка передбачає перевірку правильності нарахування та своєчасності сплати всіх податків і зборів. При її проведенні податкова часто перевіряє тільки рух грошових коштів по розрахунковому рахунку (як Дт, так і Кт обороти). Рух коштів по карті перевіряється вкрай рідко, і то, тільки ФОП на загальній системі, оскільки у них витратами визнаються тільки оплачені суми витрат.

Незважаючи на те що при використанні Бізнес-карти немає додаткового обліку та окремої звітності перед податковою і перевіряють її використання в рамках загальної документальної планової перевірки, рекомендуємо дотримуватися норм чинного законодавства, що регулюють порядок застосування платіжних карт.

Наталя Щербак, податковий консультант газети «Приватний підприємець», спеціально для журналу «Мій Бізнес»