Як впровадити електронний документообіг в сучасних реаліях

Обмін документами в дистанційному форматі здатний серйозно полегшити життя підприємця в епоху карантину і COVID-19. 

Чи справді електронний документообіг замінює паперовий і що треба знати про його впровадження та вибір? Пояснює Олександра Томашевська, СЕО «Е.С.Консалтинг», податковий консультант.

Що це?

Система електронного документообігу - це автоматизована, розрахована на багато користувачів система для зберігання, систематизації та організації спільної дистанційної роботи з різними електронними документами. Впровадження електронного документообігу (ЕДО) дозволить прискорити і впорядкувати діловодство компанії.

З 2015 року, коли розпочалося масове надання податкової звітності в електронному вигляді, системи обміну електронними документами між контрагентами та з державою стають все досконалішими і зручнішими.

Глобально весь документообіг в компанії умовно ділиться на два види: зовнішній і внутрішній.

Зовнішні документи - це ті, які підписуються не тільки особою вашого підприємства, а й стороннім контрагентом. До них можна віднести договори, накладні, акти виконаних робіт, акти приймання-передачі, акти звірок тощо.

Внутрішні документи вимагають підписання або візування тільки всередині вашого підприємства: накази, розпорядження, заяви, рахунки, відомості, описи і т.п. Також внутрішніми документами є ті документи, які ніким в компанії не підписуються, але їх потрібно зберігати і показувати під час перевірок: банківські виписки, розрахункові відомості, реєстри або журнали з даними.

Переваги ЕДО

1. Економія часу і коштів. Це не тільки обнулення витрат на друк і пересилання документів поштою або кур'єрську доставку. Але й спільна робота щодо узгодження документів у зручний для бухгалтера і директора час.

2. Постійні оновлення системи. У нашій країні законодавчі та податкові норми змінюються часто, а компанії, що представляють сервіс, самі стежать за оновленнями функціоналу по роботі з документами: форми звітності, бланки, чеки тощо.

3. Автоматичне формування електронного архіву документів, який зберігається не тільки на комп'ютері користувача, але й у «хмарі».

Кому не підійде ЕДО?

Під час карантину деякі сервіси електронного документообігу відкрили безкоштовний доступ малому бізнесу до своїх сервісів. Однак чи всім вони потрібні?

«ЕДО призначений упорядкувати і забезпечити своєчасність отримання документів, коли їх багато. Якщо суб'єкт працює як приватний підприємець або ж співробітник в компанії один - директор, документації мало і контрагенти не наполягають на використанні ЕДО - ускладнювати процеси, генеруючи самому собі цифрові документи, сенсу немає», - вважає Олександра Томашевська.

Водночас малий бізнес, що працює з юрособами, переходить на електронний документообіг за запитом контрагентів, для яких це є перевагою і чинником вибору.

«Гальмом» у впровадженні ЕДО в компанії буває страх, що документ, підписаний електронним цифровим підписом, не буде таким «справжнім», як паперовий варіант з мокрою печаткою. Зазвичай головний бухгалтер підприємства наполягає на дублюванні цифрової версії документа і його паперового оригіналу з мокрими печатками. Томашевська пояснює: «Насправді в цьому немає необхідності, оскільки мокра печатка не робить документ більш« справжнім ». Достатньо описати систему обміну документами у внутрішніх політиках підприємства ».

Топ сервісів ЕДО

Найпопулярнішими системами ЕДО є сервіси тих компаній, які надають програмний комплекс для здавання податкової звітності: сервіси «М.Є.Док», «Вчасно», «Арт-звіт».

Функціонал «М.Є.Док-Бізнес» https://medoc.ua/ для обміну електронними документами коштує +1202 грн/рік і дозволяє зберігати і передавати необмежену кількість документів, інтегрується з усіма поширеними системами обліку і CRM, створення ТТН. Демо-режим обміну 50 документами в місяць - безкоштовний.

«Арт-звіт» https://art-zvit.com.ua/ надає в безкоштовній версії можливість обміну документами з підтримкою різних ЕЦП/КЕП і зберігання звітності. «Індивідуальна Базова» версія для ФОП включає також відправку всієї звітності одним кліком (з автоматичною перевіркою), автоматичне формування накладних та інтегрована з 1С, SAP та ін. Версія для юридичних осіб має розмежування прав доступу співробітників, можливості роботи з акцизними і ТТН, масові операції з друку квитанцій та багато іншого. Для платників ПДВ додані відповідні функції. Особливість оплати цього сервісу - модульність: можна зібрати і оплатити тільки ті функції, які вам потрібні.

«Вчасно» - наймолодший (але такий, що швидко розвивається) сервіс із названих. На час COVID для МСБ послуги надає безкоштовно. У ньому є весь передовий функціонал ЕДО, інтеграція з 1С, гарантоване хмарне зберігання документів на серверах сервісу протягом встановленого законодавством строку на 3 роки, можливість скачування підписаних документів для автономного зберігання за період.

І додатково пропонуються сервіси обміну документами для ритейлу https://edi.vchasno.com.ua/ (для тих постачальників, хто працює з мережами), програмний PPO «Вчасно. Каса» https://kasa.vchasno.com.ua/ для роботи з електронними чеками і «Вчасно. POS» для роздрібної торгівлі.

«Наша компанія вибрала для себе сервіс «Вчасно» і ми дійсно з полегкістю видихнули, позаяк акти виконаних робіт з декількома сотнями клієнтів на місяць можна просто завантажити в систему і відправити контрагенту, підписання займає 15 хвилин. Звичайно, ми також стимулюємо постачальників та інших партнерів до цього способу обміну документами», - ділиться Томашевська.

З чого почати?

Томашевська рекомендує своїм клієнтам насамперед переводити в електронний вигляд блок зовнішньої документації. «ЕДО прискорює обмін документами, особливо при значному документообігу з постачальниками або покупцями, клієнтами. Ефект помітний і в швидкості обміну документами, і в економії», - говорить експерт. Звичайно, традиційна відправка документів поштою або кур'єрською доставкою коштує дорожче і забирає більше часу.

Переведення в ЕДО внутрішніх документів, з досвіду консультанта, прекрасно послугує за великої структури компанії, якщо є віддалені офіси або філії в різних містах і потрібне узгодження, візування або підписання наказів, інших внутрішніх документів. На відміну від паперів, система ЕДО фіксує дату і час підписання документа, він не зникає і не втрачається, оскільки створений і проведений в системі.

Інтернет-магазини передусім переводять в електронний вигляд наступні документи: надіслані контрагентам - «Замовлення покупця» (друкована форма «Рахунок на оплату») і підзвітний документ «Реалізація товарів і послуг (друкована форма «Видаткова накладна»); отримані від контрагентів - «Довіреність», «Реалізація товарів та послуг» та «Акт звірки взаєморозрахунків».

Підготовка до переходу на ЕДО

Олександра Томашевська розповіла про етапи підготовки компанії до переходу на електронний документообіг.

Етап 1. Прийняття «вольового рішення» керівника про перехід на ЕДО. «Для початку можна затвердити змішаний формат документообігу: частина документів буде в паперових версіях, частина - в системі ЕДО. Це наразі найпоширеніша система роботи з документацією», - пояснює експерт.

Етап 2. Вибір системи ЕДО, установка, налаштування і навчання відповідальних осіб. Опис процесів та призначення виконавців. Опис порядку архівації документів, створених та підписаних в системі ЕДО.

Етап 3. Постановка завдань виконавцям, проведення переговорів з партнерами про використання ЕДО як способу обміну документами.

Етап 4. Підписання додаткових угод з контрагентами про те, що обмін документами проводиться в ЕДО і сторони приймають ці документи як оригінальні без дублювання в паперовій формі.

Етап 5. Робота з документами в системі ЕДО: контроль отримання, відправлення, підписання, перевірка правильності оформлення, наявності всіх реквізитів, пост-контроль, перевірка наявності документів та архівування.

«Впровадження процесів електронного документообігу - право суб'єкта, а не обов'язок», - підкреслює Олександра Томашевська. - Але якщо сервіс спрощує і прискорює роботу всіх співробітників, не варто залишатися динозавром, необхідно рухатися в бік ефективності».